Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů a jejich pracovníků

Naše společnost zpracovává zejména následující osobní údaje obchodních partnerů a jejích pracovníků:

• jméno, příjmení, pracovní pozice, telefonní číslo, e-mailový kontakt, jiný elektronický kontakt (např. jméno v aplikaci Skype, na sociální síti apod.), podpis,
• informace o smluvních vztazích s obchodním partnerem a o jednání pracovníka obchodního partnera v rámci smluvního vztahu (např. číslo účtu smluvního partnera, registrační značka motorového vozidla smluvního přepravce), dokumenty vydané, potvrzené anebo podepsané pracovníkem obchodního partnera, záznam/zápis komunikace/jednání s pracovníkem obchodního partnera,
• audiovizuální záznam pořízený v chráněných prostorech/objektech naší společnosti, na němž je zachycena podoba, činnosti a projevy obchodního partnera anebo pracovníka obchodního partnera.

Tyto osobní údaje naše společnost zpracovává v nezbytném rozsahu a pro níže uvedené účely:

• vydávání a vedení evidence účetních a daňových dokladů a jejich podkladů (plnění zákonných povinností),
• plnění smluvních povinností a výkon smluvních práv (plnění smlouvy a oprávněný zájem naší společnosti),
• vedení evidence smluvních partnerů a potencionálních smluvních partnerů (oprávněný zájem naší společnosti),
• navazování, udržování a prohlubování obchodních vztahů a rozvoj podnikatelské činnosti, např. zasílání dárků, pozdravů, obchodních, ale i neobchodních nabídek (oprávněný zájem naší společnosti),
• ochrana majetku, likvidace škodních událostí, určení, výkon a obhajoba našich případných právních nároků, prevence kriminality a zajištění bezpečnosti v monitorovaných prostorech (například kvůli zamezením krádeží anebo zajištění bezpečnosti zpracovávaných osobních údajů), což považujeme za oprávněný zájem naší společnosti.

Vaše osobní údaje mohu být zpřístupněny v nezbytném rozsahu následujícím příjemcům:

• veřejným orgánům vedoucím správní řízení anebo provádějící veřejnoprávní kontrolu, zejména finančním úřadům, Policii ČR apod.,
• třetím osobám zajišťujícím pro naši společnost správu a hosting informačních systémů a softwarových aplikací, správu nemovitostí (včetně kontroly vstupu), bezpečnostní služby, právní pomoc, ekonomické a finanční poradenství a audit (všechny tyto osoby jsou vázány přísnou povinností mlčenlivosti).

Vaše osobní údaje budou pro uvedené účely zpracovávány po dobu:

• po dobu trvání smluvního vztahu s obchodním partnerem a po dobu 4 let ode dne ukončení takového smluvního vztahu (u obchodních partnerů),
• po dobu 4 let ode dne získání kontaktních údajů od potencionálního obchodního partnera anebo jeho pracovníka (u potencionálních obchodních partnerů),
• u vystavených účetních a daňových dokladů a podkladů pro vystavení takové doklady po zákonem stanovenou dobu (5 let u účetních dokladů a 10 let u daňových dokladů),
• u audiovizuálních záznamů po dobu 7 dnů ode dne pořízení záznamu (u audiovizuálních záznamů pořízených na místech, kde dochází k expedici zboží, po dobu 21 dnů) a v případě, že na základě takového záznamu přistoupíme k právnímu úkonu, tak po dobu 4 let pro určení, výkon a obhajobu našich právních nároků.

Jaká práva máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů k tomuto účelu?

Na základě Vaší žádosti Vás budeme informovat o tom, zda naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje. Pokud je zpracováváme, máte právo na předložení kopie zpracovávaných osobních údajů, případně jiný přístupu k nim. Rovněž máte právo na poskytnutí informací o tom, jaké údaje o Vás zpracováváme, pro jaké účely, o příjemcích, kterým je poskytujeme, době jejich zpracování, o zdrojích, ze kterých tyto údaje pocházejí. Dále máte právo na opravu Vašich nepřesných osobních údajů anebo doplnění Vašich neúplných údajů. V případech stanovených právními předpisy máte právo na to, aby naše společnost vymazala osobní údaje, které o Vás zpracovává (např. v případě odvolání Vašeho souhlasu). Nedojde ale k vymazání osobních údajů, které nutně potřebujeme kvůli plnění našich právních povinností, pro plnění smlouvy, pro ochranu našich oprávněných zájmů anebo pro určení, výkon a obhajobu našich právních nároků. V případech stanovených právními předpisy máte právo na to, aby naše společnost dočasně omezila zpracování Vašich osobních údajů. Máte právo požadovat přenos Vašich osobních údajů, které jste nám poskytl/a, jinému správci. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme na základě naších oprávněných zájmů, máte právo vznést námitku vůči takovému zpracování (informujte nás, že nesouhlasíte s takovým zpracováním). Pokud byste se domníval/a, že při zpracovávání Vašich osobních údajů porušujeme platné právní předpisy, máte právo požádat nás o vysvětlení a odstranění závadného stavu anebo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz). Naše společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, na kterého se můžete obracet v případě uplatňování Vašich práv. Pověřence můžete kontaktovat zprávou zaslanou na e-mailovou adresu gdpr@mountfield.cz.